Mekanisme Rapat Organisasi Unit Kegiatan Mahasiswa Penalaran

Mekanisme Rapat

Organisasi Unit Kegiatan Mahasiswa Penalaran

Rapat  yang mendewasakan

1.      Harus ada keikhlasan dan nuansa keilmuan dan ilmia yang kental sehingga setiap orang merasa bahwa pendapat-pendapatnya akan mempengaruhi kehidupan orang lain.

2.      Harus ada semangat kebebasan dan kesetaraan yang memungkinkan setiap orang berpendapat tanpa merasa sungkan atau segan dengan seseorang yang lain.

3.      Harus ada tradisi ilmiah yang kokoh, dimana kesantunan, rasionalitas, dan objektivitas, dan metodologi serta data empiris dijunjung tinggi.

4.      Harus ada kelapangan dada yang memadai untuk dapat menampung berbagai perbedaan pendapat, sehingga keragaman menjadi sumber dinamika dan pertumbuhan, bukan malah sebagai sumber konflik dan perpecahan.

5.      Harus ada manajemen waktu yang efektif untuk menjamin bahwa setiap masalah mendapat jatah waktu yang layak untuk pembahasan, dan setiap orang mendapat kesempatan yang cukup untuk menyampaikan pikiran-pikirannya.

6.      Harus ada semangat instrospeksi yang cukup untuk menjamin kita tetap objektif memandang diri kita sendiri, tidak terjerumus dalam pengkambinghitaman, fitnah, dan konflik antarindividu.

7.      Harus ada sikap natural dan wajar dalam memandang kesalahan-kesalahan yang kita lakukan sendiri. Kita tidak perlu merasa bersalah secara berlebihan. Merasa bersalah itu penting, tapi berlebihan dalam perasaan bersalah juga negatif.

8.      Harus ada sikap proporsional dalam tafsir konspirasi, sehingga kita tidak perlu membuat musuh kelihatan terlalu digdaya karena selalu sukses dalam konspirasinya atau membuat kita bersikap defensif karena terlalu berhati-hati.

9.      Harus ada pandangan masa depan yang visioner karena keputusan-keputusan kita hari ini merupakan input yang outputnya akan muncul beberapa tahun kemudian. Kita akan membayar harga terlalu mahal jika tidak meletakkan persoalan-persoalan strategis kita hari ini dalam kerangka visi masa depan yang jelas dan kuat.

Mekanisme Rapat

1.      Rapat dihadiri oleh minimal 50% Kader divisi Diskusi

2.      Agenda Rapat harus jelas dan disosialisasikan minimal satu hari sebelumnya, kecuali agenda-agenda yang penting dan mendadak untuk segera direspon.

3.      Agar Rapat berjalan efektif, maka masing-masing anggota menyiapkan usulan, ide, gagasan ataupun solusi sesuai agenda Rapat yang akan dibahas dan untuk dibawa ke forum.

4.      Keputusan-keputusan yang dapat merubah sistem ataupun konsep serta hal-hal yang dianggap fundamental akan sah jika memenuhi kuorum 1/2n+1.

5.      Ketidaksanggupan dalam menghadiri Rapat tidak menjadi alasan untuk tidak berkontribusi. Kontribusi bisa diberikan dengan menitipkan pada anggota yang hadir. Dan menerima segala keputusan yang telah diambil dalam Rapat.

6.      Pengurus yang tidak hadir wajib berinisiatif menanyakan informasi mengenai Rapat yang telah berlangsung, minimal mengenai:

§  Waktu dan tempat Rapat selanjutnya.

§  Agenda-agenda Rapat yang telah dibahas.

§  Agenda-agenda Rapat yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya.

§  Sanksi apa yang harus diterima bagi mereka yang tidak hadir.

7.      Bagi yang berhalangan hadir atau akan terlambat dalam mengikuti Rapat, wajib memberitahukan kepada pimpinan syuro dalam tempo minimal 2 jam sebelum Rapat. Setelah itu, dianggap tidak izin dan akan dikenai Sanksi.

8.      Setiap Rapat dilakukan pencatatan jurnal Rapat sesuai dengan format:

§  Tempat, hari dan tanggal

§  Presensi

§  Jam dan durasi waktu pembahasan

§  Agenda

§  Pembahasan agenda

§  Kesimpulan

§  Tempat, jadwal dan agenda Rapat selanjutnya

9.      Sarana Rapat yang mesti ada dan disiapkan:

§  Papan tulis

§  Spidol

§  Penghapus papan tulis

10.  Dalam pembahasan agenda Rapat, mesti ditentukan pembatasan pembahasan.

11.  Rapat harus memiliki output/hasil yang jelas

§  Konseptual dan atau

§  Operasional (untuk hasil berupa kesepakatan operasional, PJ-nya harus jelas)

12.  Alur Rapat:

§  Pembukaan

a)      Prolog (minimal Puji syukur dan ramah tamah)

b)      Kajian Ilmia

§  Pembahasan

a)      Penentuan agenda rapat (rencana agendaàusulan agendaàfiksasi agenda)

b)      Skala prioritas pembahasan

1.      Agenda mendesak (urgen) & penting

2.      Agenda mendesak (urgen & kurang penting

3.      Agenda penting & kurang mendesak

c)      Pembahasan agenda point per point

1.      Pendefinisian masalah

2.      Brainstorming solusi

3.      Penggodokan solusi

4.      Pengambilan keputusan

5.      Pembacaan ulang hasil keputusan

§  Penutup

a)      Kesimpulan rapat

b)      Penertiban administrasi (presensi, sanksi)

c)       instruksi & informasi

13.  Penentuan sanksi bersifat menghibur dan tidak menjatuhkan harga diri.