Materi Teknik Pembuatan Usulan Kegiatan Oleh Izul Fikri

TEKNIK PEMBUATAN USULAN KEGIATAN

A.  DEFINISI

                  Usulan kegiatan adalah suatu alat dalam bentuk tulisan atau sering disebut “ Proposal Kegiatan ”, digunakan untuk memberikan gambaran dan penjelasan tentang suatu rencana kegiatan kepada pihak yang mempunyai kaitan dengan kegiatan tersebut (misalnya perorangan, organisasi, lembaga, perusahaan) untuk mendapatkan persetujuan atau dukungan.

                  Pada umumnya usulan kegiatan disampaikan kepada dua pihak, pertama adalah pihak yang memberikan persetujuan kegiatan (contoh : Intern – Ketua Organisasi, Pembina, Rektorat; Ekstern - pihak yang berwajib), kedua adalah pihak yang dianggap dapat memberikan sumber pendanaan (contoh: Intern – Rektorat, Yayasan; Ekstern – Sponsorship).

B.  SISTEMATIKA PENYUSUNAN

                  Bagian dan sistematika penyusunan suatu usulan kegiatan pada umumnya hampir sama dengan sistematika penyusunan karya ilmiah, yaitu suatu cara dalam menyampaikan maksud secara jelas dan sistematis seperti:

1. Cover (Sampul)
2. Lembar Pengesahan
3. Latar Belakang
4. Maksud dan Tujuan
5. Nama Kegiatan
6. Tema Kegiatan
7. Format Acara
8. Waktu dan Tempat Kegiatan
9. Sasaran Kegiatan
10. Susunan Kepanitian
11. Rencana Anggaran Biaya
12. Kontraprestasi
13. Lampiran

*    Penjelasan :

1.  Cover

            Buat sebagus dan semenarik mungkin, sehingga sponsor atau orang-orang yang mau dilibatkan dalam kegiatan yang akan diadakan tertarik untuk mengucurkan dana.

2.  Lembar Pengesahan

                  Sebagai bukti bahwa kegiatan yang akan diadakan telah mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang berkaitan langsung dengan acara yang akan diadakan dan dibuktikan dengan tanda tangan dan stempel Instansi/Organisasi/Universitas yang bersangkutan.      

2.   Latar Belakangn

1.      Latar belakang harus merupakan suatu pengantar ke suatu tujuan, mengapa kegiatan tersebut perlu dilaksanakan

2.      Latar belakang bersifat suatu penjelasan, bukan pendapat, sebaiknya singkat, jelas dan sistematik.

3.      Maksud dan Tujuan

            Bagian ini merupakan salah satu inti dari usulan kegiatan. Apa yang menjadi sasaran dari kegiatan harus dijelaskan secara rinci dan ringkas. Maksud dan tujuan dapat merupakan suatu hal yang saling berurutan atau saling berkaitan antara satu dengan yang lain.

Contoh:

Berurutan

Maksud dan tujuan datang ke kampus adalah untuk:

1.      Menambah ilmu pengetahuan

2.      Agar lulus ujian

3.      Agar mendapat ijasah

Berkaitan

Maksud dan tujuan dari pertandingan olah raga antar jurusan adalah untuk:

1.      Mencapai prestasi olah raga

2.      Kesegaran jasmani

3.      Rekreasi

4.      Sarana keakraban dan persahabatan

      4.   Nama Kegiatan

            Pertimbangan tentang nama kegiatan sangat diperlukan untuk hal-hal bersifat strategis atau sebagai penarik minat bagi pihak yang akan memberikan keputusan maupun bagi peserta kegiatan. Nama kegiatan sebaiknya singkat dan jelas sesuai dengan isi kegiatan.

5.     Tema Kegiatan

            Sesuai dengan visi misi dan apa yg ingin dicapai dari kegiatan yg dimaksud atau diselenggarakan.

6.     Hari  Tanggal Waktu dan Tempat Kegiatan

                  Untuk menentukan waktu kegiatan perlu koordinasi dengan kegiatan lain. Disamping perlu ditinjau terhadap kalender akademis, juga hal-hal yang berkaitan dengan sifat dan unsur peserta dalam kegiatan tersebut. Untuk menentukan tempat kegiatan hal yang perlu dijadikan pertimbangan adalah :

1.      Pendanaan

2.      Kesesuaian tempat dengan kegiatan

3.      Faktor keamanan

4.      Transportasi pencapaian

7.      Peserta

      Dalam pengusulan peserta, beberapa hal yang perlu dipertimbangkan adalah:

1.         Prasyarat dari peserta yang harus disesuaikan dengan sifat dan jenis kegiatan

2.        Jumlah peserta, karena hal ini berkaitan dengan kapasitas tempat, pendanaan, karena faktor peserta berpengaruh terhadap variable pendanaan (konsumsi, akomodasi, transportasi, perlengkapan).

8.     Susunan Kepanitiaan

      Dalam penyususan panitia yang harus dibahas adalah:

1.         Struktur organisasi dan stafting personilnya, sebaiknya harus efektif dan efisien.

2.        Seringkali karena faktor kekakuan struktur dan banyaknya personalia (yang maksudnya meringankan pekerjaan panitia) malah menimbulkan berbagai hambatan dalam pelaksanaan.

3.        Secara politis sering dibutuhkan struktur yang mempunyai azaz perwakilan dari tiap-tiap unsur, namun perlu dipertimbangkan kebutuhan yang sebenarnya dari kegiatan tersebut.

4.        Faktor kerjasama dan saling kenal/mengerti antar satu anggota dan anggota yang lain, antar anggota dan pimpinan bidang/seksi akan merupakan suatu hal yang berperan dalam berhasilnya pelaksanaan kegiatan.

5.        Pemilihan orang-orang yang tepat sesuai dengan jabtannya serta prasyarat baik dari sudut pengalaman, latar belakang, kemampuan akademis juga merupakan hal yang berperan dalam kepanitiaan

9.     Rencana Anggaran Biaya

      Masalah yang perlu dijelaskan adalah:

1.      Pemikiran sumber pendapatan

2.      Jumlah pengeluaran yang logis

10    . Penutup

      Berisikan harapan, dukungan dari keberhasilan program.

11.Lampiran

      Hal-hal yang bersifat mendukung dari isi proposal.

Comtoh:

·      Lembar kerjasama untuk menjadi sponsor:

1.      Tunggal

2.      Utama

3.      Pendamping

4.      Pendukung

5.      Barang

6.      Daftar letak pemasangan logo untuk sponsor

·      Lembar perjanjian kerjasama

·      Tanda terima uang

  

Penulisan Proposal Yang Baik

Khususnya bagi pihak yang mempunyai kaitan dengan masalah diterima atau tidaknya usulan kegiatan ini. Kesan pertama dari proposal yang di ajukan adalah masalah penulisan. Untuk hal ini diperhatikan syarat-syarat pokok dalam penulisan, seperti:

1.       Jelas

a.    Hal ini penting, agar penyampaian gambaran atau informasi secara tertulis dapat memberikan kejelasan bagi pembaca.

b.    Pemilihan kata-kata dan penyusunan dalam kalimat, agar pembaca dapat segera dan dengan jelas menangkap apa yang dimaksud.

2.   Singkat

a.    Dapat secara langsung menyatakan apa yag dimaksud atau tidak terbelit-belit.

b.    Walaupun singkat namun jangan mengorbankan kejelasan dan kelengkapan.

3.   Sederhana

a.    Tulisan yang sederhana akan lebih mudah dimengerti dan akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan penafsiran lain dari pembaca.

b.    Taraf kesederhanaan harus disesuaikan dengan si pembaca.

4.   Teliti & Kompak

a.       Kekurangtelitian atau kecerobohan dalam penulisan dapat berakibat tidak tercapainya tujuan penulisan.

b.      Sedapat mungkin setiap bagian penulisan, merupakan suatu keseluruhan yang satu dengan yang lain secara sambung menyambung.

Semua kegiatan itu dapat berjalan lancar, apabila diikuti oleh sumber daya manusia yang mempunyai dedikasi, tanggung jawab, kesukarelaan, Bantu membantu, serta kerjasama yang baik.

Referensi : Disampaikan Izul  Fikri dalam Diklat Fordimapelar 2012 di Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya